Evidenca delovnega časa po novem: kaj se je res spremenilo in kje podjetja najpogosteje tvegajo

V zadnjih dveh letih se je evidenca delovnega časa iz rutinske administracije spremenila v eno ključnih dokaznih orodij podjetja.

Najprej je novela ZEPDSV-A evidenco postavila v središče delovnopravnih sporov in inšpekcijskega nadzora. Nato je ZEPDSV-B nekatere zahteve sicer omilil, vendar bistvo ostaja enako:

če evidenca ni pravilna, ima delodajalec praviloma dvojni problem – prekrškovnega in dokaznega.

Urejena evidenca podjetje ščiti. Neurejena evidenca tveganja povečuje.

1. Kaj mora evidenca danes dejansko pokazati

Zakon še vedno zahteva dnevno beleženje izrabe delovnega časa.

V praksi to pomeni, da mora biti iz evidence jasno razvidno:

koliko ur je delavec delal,
koliko je bilo rednih ur in koliko nadur,
katere ure niso bile opravljene in iz katerega razloga,
čas prihoda na delo in odhoda z dela,
delo v posebnih pogojih (nočno, nedeljsko, praznično, izmensko …),
gibanje ur skozi referenčno obdobje pri neenakomerni razporeditvi.

Evidenca zato ni več zgolj podlaga za obračun plače, temveč rekonstrukcija dejanskega dela.

Odmor ni več obvezen podatek

Od aprila 2025 beleženje odmora ni več zakonska obveznost.

Kljub temu ga številna podjetja še vedno vodijo, predvsem zaradi lažjega dokazovanja v morebitnih sporih.

2. Kdo vse mora biti v evidenci

V praksi je to danes eno najbolj občutljivih vprašanj.

Za namen evidenc se lahko kot »delavec« šteje tudi oseba, ki delo opravlja osebno in je:

vključena v delovni proces delodajalca ali
pri delu pretežno uporablja sredstva delodajalca.

Zato se pogosto odpre dilema, ali je treba evidenco voditi tudi za:

študente in dijake,
podjemne sodelavce,
samostojne podjetnike, ki redno delajo v organiziranem procesu.

Če dejansko delujejo podobno kot zaposleni, se lahko hitro pojavita dve tveganji hkrati:

prekršek zaradi nevodenja evidence,
očitek prikritega delovnega razmerja.

3. Nadure: plačilo samo po sebi ni dovolj

V praksi je razširjeno prepričanje, da je zadeva urejena, če so nadure izplačane.

ZDR-1 pa poleg plačila določa tudi:

časovne omejitve nadurnega dela,
pravila njegove odreditve,
obveznost pisne sledi.

Nova struktura evidenc preseganja dovoljenih kvot pokaže zelo hitro – pogosto že ob prvem vpogledu nadzornega organa.

4. Pravica delavca do vpogleda

Delodajalec mora delavcu omogočiti:

mesečno seznanitev z evidenco najpozneje do plačilnega dne,
tedenski vpogled na njegovo zahtevo.

Če ima delavec neposreden dostop do elektronske evidence, se ta obveznost praviloma šteje za izpolnjeno brez dodatnih administrativnih postopkov.

5. Elektronska evidenca: obveznost ali premišljena odločitev

Elektronsko vodenje evidenc še ni obvezno za vse delodajalce.

Postane pa obvezno najmanj za dve leti, kadar je bila izrečena pravnomočna globa za določene kršitve.

Številna podjetja elektronsko evidenco uvedejo že prej, predvsem zaradi:

sledljivosti sprememb (revizijska sled),
lažjega administriranja.

6. Hranjenje evidenc in dokumentacije

Evidence in podlage zanje morajo biti takoj dostopne na sedežu delodajalca ali na kraju opravljanja dela.

Pri uporabi oblačnih rešitev je zato ključno, da so podatki ob morebitnem nadzoru nemudoma dosegljivi.

7. Koliko lahko stane napačna evidenca

Neposredne globe pogosto niso največje tveganje.

V praksi večje posledice pomenijo:

izgubljeni delovni spori,
retroaktivna izplačila,
organizacijski zapleti in čas vodstva.

Zato evidenca delovnega časa vse bolj postaja del sistemskega upravljanja pravnih tveganj.

8. Kaj se v praksi največkrat izkaže

Podjetja se za pregled evidenc običajno odločijo šele ob:

inšpekcijskem nadzoru,
delovnem sporu,
ali hitri rasti ekipe.

V resnici pa je največja korist pregleda prav to, da do teh situacij sploh ne pride.

Zato se vse več manjših in srednje velikih delodajalcev odloča za preventiven pregled ureditve delovnega časa, še preden evidenca postane problem.

Zaključek

Evidenca delovnega časa danes ni več zgolj administrativna obveznost, temveč predvsem dokazno orodje podjetja.

Ko je urejena, zmanjšuje negotovost in ščiti delodajalca.

Ko ni, pogosto postane ena prvih točk, kjer se začnejo pravne in organizacijske težave.

Opomba: Prispevek temelji na veljavni zakonodaji (ZEPDSV, ZDR-1 in povezanih novelah) ter izkušnjah iz prakse delovnopravnega svetovanja. Namenjen je splošni informiranosti in ne predstavlja pravnega mnenja za konkreten primer.

Viri

Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), Uradni list RS (29. 4. 2023): povezava

Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-B), Uradni list RS (8. 4. 2025): povezava

18. člen ZEPDSV (evidenca o izrabi delovnega časa) – Računovodstvo.net: povezava

144. člen ZDR-1 (nadurno delo) – Računovodstvo.net: povezava

19. člen ZEPDSV (vpogled, obveščanje, hramba) – Računovodstvo.net: povezava

19.c člen ZEPDSV (neposreden elektronski dostop kot izpolnitev obveznosti obveščanja) – Uradni list RS (ZEPDSV-A): povezava