Osebna mapa delavca: kateri dokumenti so obvezni in kaj je prepovedano hraniti

---

Opozorilo: zapis je informativne narave. Pri konkretnih primerih – zlasti ob sporu, inšpekcijskem nadzoru ali varovanih kategorijah delavcev – je smiseln pravni pregled dokumentacije.

---

Na kratko

• Evidenca o zaposlenih delavcih se začne voditi ob sklenitvi pogodbe o zaposlitvi in preneha ob njenem prenehanju.
• V osebni mapi je prepovedano hraniti fotokopije osebnih dokumentov brez izrecne zakonske podlage.
• Dokumenti o zaposlenih, za katere se evidenca preneha voditi, se hranijo kot listina trajne vrednosti.
• Delodajalec ne sme zahtevati podatkov o družinskem stanu, nosečnosti ali načrtovanju družine.

---

1. Pomen zakonitega vodenja osebne mape delavca

Personalna oziroma osebna mapa zaposlenega je zbirka vseh potrebnih dokumentov in podatkov, ki jih delodajalci vodijo o zaposlenih na enem mestu. Za zakonito vodenje teh map morajo delodajalci poznati predvsem določila Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1), Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A) ter Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2). Poznavanje teh predpisov neposredno vpliva na pravno varnost delodajalca.

---

2. Kateri podatki so obvezni del kadrovske evidence

ZEPDSV-A določa obvezno vodenje evidence o zaposlenih delavcih, evidence o stroških dela, evidence o izrabi delovnega časa in evidence o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Evidenca o zaposlenih delavcih se za posameznega delavca začne voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Delavec mora delodajalcu prijaviti spremembe svojih osebnih podatkov najkasneje v osmih dneh po nastanku spremembe.

Evidenca o zaposlenih delavcih mora vsebovati osnovne podatke o delavcu. Ti podatki so osebno ime, datum rojstva, EMŠO, davčna številka, državljanstvo ter naslov stalnega oziroma začasnega prebivališča. V evidenci morajo biti navedeni tudi podatki o izobrazbi delavca in njegovi morebitni delni upokojitvi. Če gre za delavca invalida, mora delodajalec zabeležiti podatke o invalidnosti in kategoriji invalidnosti. Prav tako je treba vpisati podatke o opravljanju dopolnilnega dela pri drugem delodajalcu.

Evidenca o zaposlenih delavcih mora vsebovati tudi natančne podatke o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi. Sem sodijo datum sklenitve, datum nastopa dela, vrsta pogodbe, razlog za določen čas, poklic, strokovna usposobljenost in naziv delovnega mesta. Delodajalec mora zabeležiti tudi število ur tedenskega rednega delovnega časa, razporeditev delovnega časa, kraj dela in morebitno konkurenčno klavzulo. Za tuje delavce mora evidenca obvezno vsebovati podatke o delovnem dovoljenju. Ti podatki vključujejo vrsto, datum izdaje, datum izteka, številko dovoljenja ter organ, ki ga je izdal.

---

3. Prepovedani dokumenti in načelo sorazmernosti v osebni mapi

Vodenje osebne mape zahteva strogo spoštovanje zakonodaje o varstvu osebnih podatkov. Osebni podatki delavcev in kandidatov se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Osebni podatki delavcev in kandidatov, za zbiranje katerih ne obstaja več zakonska podlaga, se morajo takoj izbrisati in prenehati uporabljati. To pravilo neposredno vpliva na vsebino osebne mape, ki jo vodi delodajalec.

V personalni mapi je prepovedano hraniti fotokopije osebnih dokumentov, kot so osebna izkaznica, potni list ali vozniško dovoljenje. Hramba teh kopij je prepovedana, razen če to izrecno določa drug zakon ali če delodajalec pridobi pisno privolitev, ki je skladna z GDPR. Za ugotavljanje istovetnosti delavca je predviden zgolj vpogled v osebni dokument ali prepis določenih podatkov. Kopiranje in hramba kopije dokumenta za ta namen nista dopustna.

V personalni mapi prav tako ne smejo biti shranjeni izpiski iz rojstnih ali poročnih matičnih knjig, TRR kartice ali potrdila FURS o davčni številki. Delodajalec za njihovo hrambo nima pravne podlage zaradi načela sorazmernosti. Za izpolnjevanje zakonskih obveznosti namreč zadošča vodenje zakonsko zahtevanih podatkov v evidenci o zaposlenih delavcih. Hramba slikovnih kopij teh dokumentov predstavlja kršitev pravil o varstvu osebnih podatkov.

Delodajalec pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidatov zahtevati podatkov o družinskem oziroma zakonskem stanu, nosečnosti ali načrtovanju družine. Prepovedano je zahtevati tudi druge podatke, ki niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem. Ti podatki zato nikoli ne smejo postati del osebne mape zaposlenega. Delodajalec je dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela.

---

4. Postopek z dokumentacijo ob prenehanju delovnega razmerja

Evidenca o zaposlenih delavcih se za posameznega delavca preneha voditi z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Ob prenehanju delovnega razmerja mora delodajalec pregledati personalno mapo in izločiti listine trajne vrednosti, kot so pogodbe o zaposlitvi in M-obrazci. Te dokumente in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco, je treba shraniti v ločeno arhivsko zbirko kot listine trajne vrednosti.

Pri ravnanju z dokumentacijo bivših zaposlenih mora delodajalec natančno izvesti naslednje korake:

• Izločitev in hramba listin trajne vrednosti v ločeni arhivski zbirki.
• Hramba dokumentov o morebitnih kršitvah delovnih obveznosti do izteka zastaralnih rokov s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava, kar je praviloma 5 let.
• Uničenje ali vračilo preostalih osebnih podatkov in dokumentov delavcu, če zanje po prenehanju delovnega razmerja ni več pravne podlage za hrambo.
• Redno preverjanje skladno z načelom omejitve hrambe, ali je treba dokumente bivših zaposlenih še vedno hraniti glede na namen njihove obdelave.

Za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov je nujno, da se personalne mape nekdanjih zaposlenih fizično ali sistemsko ločijo od personalnih map aktivnih zaposlenih in se premaknejo v ločen arhiv. Dosledno izvajanje teh korakov preprečuje nezakonito hrambo podatkov, za katere ne obstaja več zakonska podlaga. LexPro Team svetuje, da delodajalci vzpostavijo jasen protokol za pregled dokumentacije takoj ob odhodu delavca.

---

5. Elektronsko vodenje osebnih map in varnostni vidiki

Vodenje personalne mape zgolj v elektronski obliki po mnenju Informacijskega pooblaščenca ni sporno. Delodajalec mora pri tem zagotoviti ustrezno varnost osebnih podatkov v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR).

---

Zaključek in ključni ukrepi za delodajalce

Sistematično urejanje osebnih map zahteva nenehno pozornost kadrovskih služb. Redno pregledovanje kadrovskih evidenc zagotavlja, da se osebni podatki brez zakonske podlage pravočasno izbrišejo. S tem se podjetja izognejo tveganjem, ki izhajajo iz neupravičene hrambe dokumentacije.

LexPro Team poudarja, da dosledno izvajanje zakonskih obveznosti bistveno prispeva k pravni varnosti delodajalca. Urejen sistem vodenja dokumentacije zmanjšuje možnost kršitev na področju varstva osebnih podatkov.

Viri

• Forum Media
• Informacijski pooblaščenec
• E-tajnica
• PISRS
• Unija
• Informacijski pooblaščenec
• Open IT
• IPRI Zavod