Novela ZEPDSV-B: Kako pravilno voditi evidenco delovnega časa z manj birokracije

---

Opozorilo: zapis je informativne narave. Pri konkretnih primerih – zlasti ob sporu, inšpekcijskem nadzoru ali varovanih kategorijah delavcev – je smiseln pravni pregled dokumentacije.

---

Na kratko

• Novela ZEPDSV-B je začela veljati 23. aprila 2025 in prinaša pomembno administrativno razbremenitev.
• Poslovodne osebe so ne glede na vrsto pogodbe v celoti izvzete iz obveznosti vodenja evidenc.
• Dnevno beleženje odmora za malico je v celoti črtano, pravica do odmora po ZDR-1 pa ostaja.
• Ure v posebnih pogojih dela in tekoči seštevek ur se lahko po novem vpisujejo mesečno.
• Obvezno elektronsko vodenje evidenc ostaja le za delodajalce s pravnomočno izrečeno globo.

---

1. Uvod v novelo ZEPDSV-B in njen namen

Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-B) prinaša dolgo pričakovano poenostavitev poslovanja za slovenske delodajalce. Državni zbor Republike Slovenije je ta zakon sprejel 28. marca 2025, v Uradnem listu RS, št. 24/2025, pa je bil objavljen 8. aprila 2025. Veljati in uporabljati se je začel 23. aprila 2025. Ta novela neposredno naslavlja administrativne ovire, s katerimi so se podjetja srečevala v zadnjem letu in pol.

Glavni namen novele ZEPDSV-B je administrativna razbremenitev delodajalcev ter odprava nekaterih togih in povsem neživljenjskih pravil, ki jih je uvedla predhodna novela ZEPDSV-A novembra 2023. Prejšnja ureditev je povzročila precejšnjo mero nejevolje in dodatnega dela v kadrovskih službah, saj je zahtevala beleženje podatkov, ki za samo varstvo pravic delavcev niso bili ključni. Novi predpis vrača prožnost v vsakodnevno poslovanje podjetij, hkrati pa ohranja temeljne varovalne mehanizme delovnopravne zakonodaje.

---

2. Izvzetje poslovodnih oseb iz vodenja evidenc

Ena najpomembnejših in najbolj praktičnih sprememb, ki jih prinaša novela ZEPDSV-B, se nanaša na vodenje evidenc za vodstveni kader. Zakon po novem izrecno določa, da obveznost delodajalca voditi evidenco o izrabi delovnega časa ne velja za poslovodne osebe. To pomeni, da direktorjem, članom uprave in prokuristom ni več treba beležiti vsakega prihoda, odhoda ali drugih podrobnosti o njihovi prisotnosti na delovnem mestu.

Ta izvzetost iz vodenja evidenc velja za poslovodne osebe ne glede na to, ali delo opravljajo na podlagi pogodbe o zaposlitvi ali na podlagi civilne pogodbe, kot je na primer pogodba o poslovodenju. Zakonodajalec je s tem končno priznal specifičnost njihovega položaja, ki ga zaznamuje visoka stopnja avtonomije pri razporejanju delovnega časa. V praksi je bilo dosedanje evidentiranje teh oseb pogosto zgolj formalnost, ki je povzročala nepotrebno delo.

Pomembno pa je opozoriti, da ta izjema ne velja splošno za vse zaposlene z določeno stopnjo odgovornosti v podjetju. Za vse ostale delavce vodenje evidence o izrabi delovnega časa še naprej ostaja obvezno. To vključuje tudi vodilne delavce po 74. členu Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) ter tiste delavce, ki si sami razporejajo delovni čas.

Delodajalci morajo zato natančno ločevati med poslovodnimi osebami in vodilnimi delavci. Čeprav imajo vodilni delavci pogosto prav tako precejšnjo samostojnost pri delu, jih zakonodaja ne odvezuje obveznosti evidentiranja delovnega časa. Napačna interpretacija teh določil lahko vodi v kršitve, ki jih inšpektorat za delo pri nadzorih hitro ugotovi. Svetujemo vam, da pregledate pogodbe in natančno določite status posameznih oseb v vašem podjetju.

---

3. Konec obveznega beleženja odmora za malico

Druga velika olajšava, ki jo prinaša novela ZEPDSV-B, je v celoti črtala obveznost dnevnega beleženja izrabe in obsega odmora med delovnim časom, torej odmora za malico. To obveznost je pred tem uvedla novela ZEPDSV-A in je v praksi povzročala največ administrativnih težav ter nejevolje med zaposlenimi. Vsakodnevno vpisovanje natančnega časa odhoda na malico in vrnitve z nje je sedaj preteklost.

S črtanjem te obveznosti je bila iz 18. člena ZEPDSV odstranjena prejšnja 9. točka prvega odstavka. Podjetjem tako ni več treba prilagajati svojih registratorjev delovnega časa ali ročno vpisovati podatkov o odmoru za vsakega zaposlenega posebej. To bistveno poenostavlja dnevno administracijo in zmanjšuje število potrebnih vpisov v sisteme za evidentiranje.

Kljub odpravi tega administrativnega bremena pa morajo delodajalci paziti na zakonske pravice zaposlenih. Delodajalci morajo delavcem še vedno zagotavljati pravico do odmora med delovnim časom v skladu z ZDR-1. Odprava beleženja namreč ne pomeni ukinitve same pravice do malice. Delavec ima to pravico še naprej, le njenega dejanskega izkoristka ni več treba dnevno zapisovati v uradne evidence. V primeru morebitnega spora ali inšpekcijskega nadzora bo delodajalec še vedno moral dokazati, da je delavcem omogočil izrabo tega odmora.

---

4. Kaj beležimo dnevno in kaj lahko vpisujemo mesečno

Čeprav novela prinaša precejšnje razbremenitve, pa ne odpravlja vseh obveznosti evidentiranja. Delodajalci morajo še naprej skrbno voditi ključne podatke o delovnem času svojih zaposlenih. Pomembno je razumeti razliko med podatki, ki jih je treba vpisovati vsak dan, in tistimi, ki jih lahko po novem vpisujemo mesečno.

Novela ZEPDSV-B namreč omogoča, da se določeni podatki v evidenco vpisujejo mesečno in ne več dnevno, kar zmanjšuje vsakodnevno administrativno breme kadrovskih služb. To velja predvsem za posebne pogoje dela, ki niso del vsakodnevne stalne rutine, temveč izhajajo iz specifične razporeditve delovnega časa.

Za lažje razumevanje in prilagoditev internih sistemov navajamo seznam obveznosti glede na pogostost vpisovanja:\n- Dnevno je treba še naprej obvezno beležiti čas prihoda in odhoda z dela, število opravljenih ur ter obseg opravljenega nadurnega dela.\n- Mesečno je po novem dovoljeno vpisovati opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa, kot so nočno, nedeljsko, praznično ali izmensko delo.\n- Mesečno se lahko vpisuje tudi tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje.

S to spremembo se delodajalcem ni več treba vsak dan ukvarjati z vpisovanjem specifičnih dodatkov za vsakega delavca posebej. Vse te podatke lahko kadrovska služba uredi ob koncu obračunskega obdobja, ko pripravlja podatke za plače. To pomeni manj administrativnih napak in hitrejšo obdelavo podatkov ob koncu meseca.

---

5. Spremenjena definicija delavca in poenostavitve pri hrambi

Pomemben vpliv na obseg vodenja evidenc ima tudi spremenjena definicija delavca za osebe, ki delo opravljajo na civilnopravnih podlagah. Sem sodijo študenti, upokojenci in osebe, ki delajo preko podjemnih ali drugih pogodb. ZEPDSV-B je to področje redefiniral z namenom večje jasnosti in odprave preteklih dvomov o tem, za koga je evidenca sploh potrebna.

Za osebe brez pogodbe o zaposlitvi je treba evidenco po novem voditi le pod določenimi pogoji. To je obvezno le, če delo opravljajo osebno, so vključene v delovni proces delodajalca ali pa se zanje uporabljajo določbe ZDR-1 glede delovnega časa, odmorov in počitkov. Iz definicije delavca je bila tako izločena nejasna opredelitev oseb, ki pretežno uporabljajo sredstva za opravljanje dela delodajalca, če niso dejansko vključene v njegov delovni proces. To bistveno zmanjšuje krog zunanjih sodelavcev, za katere je bilo treba prej zapleteno voditi evidence.

Novosti so opazne tudi pri lokaciji hrambe dokumentacije, kar prinaša dodatno fleksibilnost. Delodajalec lahko po novem evidenco o izrabi delovnega časa in pripadajočo dokumentacijo hrani bodisi na svojem sedežu bodisi na kraju opravljanja dela delavca, na primer na terenu ali gradbišču. Odločitev o lokaciji hrambe je v celoti prepuščena delodajalcu, ki se odloči, kje je to zanj najbolj praktično.

Prav tako je poenostavljeno obveščanje zaposlenih o njihovih urah. Mesečno ali tedensko obvestilo o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa se delavcu lahko pošlje tudi na njegov zasebni ali službeni elektronski naslov. To je mogoče, če se delodajalec in delavec o tem dogovorita ali če uporabo e-naslova s svojim navodilom naloži delodajalec. S tem odpade potreba po tiskanju in fizičnem vročanju teh poročil.

---

Zaključek in naslednji koraki za delodajalce

Novela ZEPDSV-B prinaša pomembne poenostavitve in vrača nekaj prepotrebne prožnosti v odnos med delodajalci in zaposlenimi. Kljub temu pa morajo podjetja poskrbeti za uskladitev svojih internih evidenc in dosledno spoštovanje preostalih zakonskih določil. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se morajo namreč še naprej hraniti kot listina trajne vrednosti. To je pomembno pravilo, ki ga kadrovske službe ne smejo spregledati pri arhiviranju podatkov.

Prav tako velja opozoriti, da obvezno elektronsko vodenje evidenc delovnega časa za obdobje dveh let ostaja predpisano le za tiste delodajalce, ki jim je bila pravnomočno izrečena globa zaradi kršitev določb o delovnem času ali vodenju evidenc. Vsi ostali delodajalci lahko še naprej samostojno izbirajo način vodenja evidenc, ki najbolj ustreza njihovemu načinu dela. LexPro Team vam svetuje, da preverite svoje interne akte, pravilnike in programsko opremo ter jih pravočasno uskladite z novimi pravili.

Imate vprašanje o tej temi? Vprašajte AI pravnika — brezplačno.

Viri

• Pravno-informacijski sistem (PISRS)
• Uradni list Republike Slovenije
• Združenje delodajalcev Slovenije (ZDS)
• Data d.o.o.
• All Hours
• Odvetniška pisarna Kocbek
• T-Consulting
• Data d.o.o.