Izobraževanje delavcev in delovni čas: Kdaj morate usposabljanje šteti v delovne ure

---

Opozorilo: zapis je informativne narave. Pri konkretnih primerih – zlasti ob sporu, inšpekcijskem nadzoru ali varovanih kategorijah delavcev – je smiseln pravni pregled dokumentacije.

---

Na kratko

• ZDR-1D izrecno določa, da se čas izobraževanja, na katerega delodajalec napoti delavca, šteje v delovni čas.
• Če obvezno izobraževanje poteka izven delovnega časa in preseže tedenski fond, se ure štejejo kot nadurno delo.
• Brez pisne pogodbe o izobraževanju delodajalec nima pravne podlage za zahtevanje vračila stroškov ob odhodu.
• Po noveli ZEPDSV-B dnevno beleženje izrabe in obsega odmora med delovnim časom ni več obvezno.

---

1. Pravni okvir izobraževanja zaposlenih in delovni čas

Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) v 170. členu jasno določa, da ima delavec pravico in hkrati dolžnost do stalnega izobraževanja, izpopolnjevanja in usposabljanja v skladu s potrebami delovnega procesa. Ta določba predstavlja temelj za razvoj kompetenc znotraj podjetja, hkrati pa delodajalcem nalaga jasne obveznosti. Izobraževanje zaposlenih namreč ni prepuščeno zgolj njihovi lastni pobudi ali prosti volji delodajalca, temveč je tesno povezano s samim delovnim razmerjem. LexPro Team opozarja, da morajo podjetja to področje urejati sistematično in skladno z zakonodajo, saj lahko nepravilnosti hitro vodijo do delovnopravnih sporov.

Delodajalec je dolžan zagotoviti izobraževanje, če tako zahtevajo potrebe delovnega procesa, zakon ali kolektivna pogodba. To pomeni, da mora podjetje aktivno načrtovati usposabljanja, ki so nujna za varno in strokovno opravljanje dela. Zakonska obveznost zagotavljanja usposabljanja pa nastopi tudi takrat, ko se je s tem mogoče izogniti odpovedi pogodbe o zaposlitvi iz razloga nesposobnosti ali poslovnega razloga. V takšnih primerih je izobraževanje ključni ukrep za ohranitev zaposlitve, saj mora delodajalec pred morebitno odpovedjo preveriti, ali je delavca mogoče usposobiti za drugo delo ali za spremenjene pogoje dela.

---

2. Kdaj se izobraževanje šteje v delovni čas in kdaj nastanejo nadure

Pravna ureditev tega področja se je pomembno izostrila z uveljavitvijo novele ZDR-1D. Ta je v četrti odstavek 170. člena ZDR-1 dodala izrecno določbo, da se čas izobraževanja, izpopolnjevanja in usposabljanja, na katerega delodajalec napoti delavca, šteje v delovni čas. S tem je zakonodajalec odpravil prejšnje dvome o tem, ali se čas, prebit na predavanjih in tečajih, šteje med opravljene delovne ure. Če delodajalec delavca napoti na usposabljanje, se vsaka ura tega usposabljanja obravnava enako kot ura, prebita na rednem delovnem mestu.

To pravilo prinaša neposredne finančne in organizacijske posledice, zlasti ko izobraževanje poteka izven rednega delovnega časa. Če obvezno izobraževanje poteka izven rednega delovnega časa, na primer ob sobotah ali v popoldanskih urah, in delavec s tem preseže tedenski fond ur, ki običajno znaša 40 ur, se te ure obravnavajo kot nadurno delo. Delodajalec mora v takšnih primerih delavcu zagotoviti ustrezen obračun nadur.

Za delo oziroma usposabljanje ob sobotah ali drugih dela prostih dneh delavcu pripadajo ustrezni dodatki za delo v posebnih pogojih dela, če tako določa kolektivna pogodba, ki zavezuje delodajalca. Delodajalci morajo biti zato izjemno previdni pri načrtovanju usposabljanj med vikendi, saj to neposredno zvišuje stroške dela.

Pomemben vidik napotitve na izobraževanje je tudi čas, ki ga delavec porabi za pot do lokacije usposabljanja. Čas potovanja na izobraževanje, na katerega delavca napoti delodajalec s potnim nalogom, se v določenih primerih šteje v delovni čas. To velja predvsem zato, ker je delavec med potovanjem na razpolago delodajalcu in izpolnjuje njegove usmeritve. Če potovanje poteka znotraj rednega delovnega časa ali če gre za pot, ki presega običajno pot na delo, mora delodajalec ta čas ustrezno elektronsko ali drugače evidentirati in ovrednotiti.

---

3. Kritje stroškov in pravica do odsotnosti zaradi izpitov

Finančno breme obveznega usposabljanja v celoti nosi delodajalec. Če delodajalec napoti delavca na obvezno izobraževanje, mora v celoti kriti stroške tega izobraževanja, izpopolnjevanja in usposabljanja. Delavec zaradi udeležbe na takšnem dogodku ne sme imeti nikakršnih lastnih finančnih izdatkov. Stroški obveznega izobraževanja, ki jih krije delodajalec, običajno obsegajo kotizacijo oziroma šolnino, stroške prevoza, prehrane in bivanja. Vse te stroške mora podjetje poravnati neposredno izvajalcu ali pa jih delavcu povrniti na podlagi predloženih dokazil in potnih nalogov.

Obveznost izobraževanja in kritja stroškov ostaja aktivna tudi v specifičnih situacijah, kot je začasna odsotnost z dela zaradi poslovnih razlogov na strani delodajalca. Če je delavec napoten na čakanje na delo doma, se je dolžan izobraževati v skladu s 170. členom ZDR-1, pri čemer ima prav tako pravico do povračila stroškov v zvezi z delom. Čakanje na delo torej ne odvezuje delavca dolžnosti, da se odzove na napotitev na usposabljanje, hkrati pa delodajalcu ne jemlje obveznosti, da pokrije vse spremljajoče stroške.

Zakon ločuje tudi pravice glede odsotnosti z dela zaradi opravljanja izpitov, pri čemer je ključna ločnica interes, v katerem se izobraževanje izvaja. Delavec, ki se izobražuje v skladu s 170. členom ZDR-1 ali v lastnem interesu, ima po zakonu pravico do odsotnosti z dela ob dneh, ko prvič opravlja izpite. Vendar pa se finančne posledice te odsotnosti bistveno razlikujejo. Če se delavec izobražuje v interesu delodajalca, ima za dni odsotnosti zaradi opravljanja izpitov pravico do nadomestila plače v višini 100 % povprečne plače delavca v zadnjih treh mesecih. Nasprotno pa ima delavec, ki se izobražuje izključno v lastnem interesu, sicer pravico do odsotnosti z dela na dan izpita, vendar nima zakonske pravice do nadomestila plače za ta dan, razen če je dogovorjeno drugače.

---

4. Pogodba o izobraževanju in vračilo stroškov ob odhodu delavca

Zaradi preprečevanja morebitnih sporov in jasne določitve pravic ter obveznosti je ključno, da se razmerja med strankama uredijo vnaprej. Podrobnejše pravice in obveznosti glede trajanja in poteka izobraževanja se med delavcem in delodajalcem uredijo s pisno pogodbo o izobraževanju ali s kolektivno pogodbo. Pisna oblika je nujna, saj zagotavlja dokazljivo podlago za morebitne kasnejše zahtevke. Brez sklenjene pisne pogodbe so možnosti delodajalca za uveljavljanje določenih pravic izjemno omejene.

Eno izmed najbolj pogostih vprašanj v praksi je možnost vračila stroškov, če delavec kmalu po končanem izobraževanju zapusti podjetje. V pogodbi o izobraževanju se stranki lahko dogovorita, da mora delavec po zaključenem izobraževanju določen čas ostati zaposlen pri delodajalcu, sicer mora vrniti stroške izobraževanja. Vendar ta dogovor ni neomejen. Dogovorjena dolžina obdobja, v katerem mora delavec po izobraževanju ostati pri delodajalcu, mora biti sorazmerna z višino stroškov in trajanjem izobraževanja.

Pretirane zahteve delodajalcev so pravno nevzdržne. Sodišče je v primeru VDSS Pdp 931/2011 razsodilo, da je določilo v pogodbi o izobraževanju, ki je delavca zavezovalo, da po opravljenem izpitu ostane zaposlen še 5 let, v očitnem nesorazmerju z nizkimi stroški in kratkim trajanjem izobraževanja ter ga opredelilo kot nično. Delodajalci morajo zato določiti razumne in sorazmerne roke, ki bodo vzdržali morebitno presojo na sodišču.

Če med strankama ni sklenjenega pisnega dogovora o vračilu stroškov izobraževanja ob predčasnem odhodu delavca, delodajalec nima pravne podlage za zahtevanje vračila teh stroškov. Prav tako je treba strogo spoštovati pravila o izplačilu plače. Po drugem odstavku 136. člena ZDR-1 delodajalec ne sme svojih terjatev do delavca, kot so na primer terjatve iz naslova stroškov izobraževanja, brez njegovega izrecnega pisnega soglasja pobotati s svojo obveznostjo plačila. Enostranski odtegljaji od plače ob prenehanju delovnega razmerja so nezakoniti, tudi če delodajalec meni, da je upravičen do vračila.

---

5. Koraki za pravilno vodenje evidenc in obračun ur izobraževanja

Evidenca o izrabi delovnega časa se mora po ZEPDSV-A in ZEPDSV-B voditi za vse osebe v delovnem razmerju ter za tiste, ki pri delodajalcu opravljajo delo osebno in so vključeni v delovni proces. To pomeni, da morate v evidenco vključiti tudi študente ali zunanje pogodbene sodelavce, če opravljajo delo v vašem delovnem procesu in ste jih napotili na usposabljanje.

Pri vodenju teh evidenc je treba upoštevati zadnje zakonodajne spremembe. Novela ZEPDSV-B, ki je začela veljati 23. aprila 2025, je prinesla pomembno poenostavitev, po kateri dnevno beleženje izrabe in obsega odmora med delovnim časom ni več obvezno. Prav tako se lahko podatki o opravljenih urah v posebnih pogojih dela, kamor sodi na primer delo ob sobotah ali ponoči zaradi izobraževanja, po noveli ZEPDSV-B vpisujejo mesečno namesto tedensko. Dodatno olajšanje za podjetja predstavlja določba, da so poslovodne osebe in prokuristi po noveli ZEPDSV-B v celoti izvzeti iz obveznosti vodenja evidence delovnega časa.

Za pravilno vodenje evidenc in obračun ur izobraževanja LexPro Team priporoča naslednje korake:

1. Pred napotitvijo na izobraževanje vedno izdajte pisni potni nalog ali pisno napotitev, ki jasno opredeljuje namen in trajanje izobraževanja.

2. V evidenco delovnega časa natančno vpišite ure izobraževanja kot opravljene delovne ure za tisti dan, ko je usposabljanje potekalo.

3. Če je izobraževanje potekalo izven rednega delovnega časa in so nastale nadure, te ure v evidenci ustrezno označite in jih mesečno prenesite v obračun plače.

4. Za ure izobraževanja, ki so potekale ob sobotah ali dela prostih dneh, v evidenci zabeležite delo v posebnih pogojih ter mesečno obračunajte pripadajoče dodatke skladno s kolektivno pogodbo.

5. Vse morebitne stroške prevoza, bivanja in kotizacij evidentirajte ločeno na podlagi predloženih računov in potnih nalogov ter jih izplačajte v skladu s predpisi o povračilu stroškov.

---

Zaključek

Sistematično in pravno skladno urejanje področja izobraževanja zaposlenih prinaša koristi tako delodajalcem kot delavcem. Jasna pravila zmanjšujejo tveganje za spore in zagotavljajo predvidljivost stroškov poslovanja. Z ustreznim poznavanjem določb ZDR-1 in novel ZEPDSV se lahko delodajalci izognejo nepotrebnim zapletom pri inšpekcijskih pregledih ter hkrati ohranijo dobre odnose z zaposlenimi.

Skrbna priprava pisnih pogodb o izobraževanju in natančno evidentiranje delovnih ur sta ključna instrumenta za vsako uspešno kadrovsko službo. Vsaka napotitev na usposabljanje naj bo zato vnaprej pravno premišljena, finančno ovrednotena in ustrezno dokumentirana. S tem podjetje ne le izpolnjuje svoje zakonske dolžnosti, temveč tudi aktivno ščiti svoje poslovne interese in vlaga v stabilen razvoj svojih kadrov. LexPro Team vam lahko pomaga pri oblikovanju ustreznih internih aktov in pogodb o izobraževanju, s čimer boste zagotovili skladnost z delovnopravno zakonodajo.

Viri

• Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1)
• Uradni list Republike Slovenije
• Združenje delodajalcev Slovenije
• Inšpektorat RS za delo
• Sodna praksa
• Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1)
• Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1)
• Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1)