Povračilo stroškov za prehrano in prevoz: Pravila za delodajalce po ZDR-1

---

Opozorilo: zapis je informativne narave. Pri konkretnih primerih – zlasti ob sporu, inšpekcijskem nadzoru ali varovanih kategorijah delavcev – je smiseln pravni pregled dokumentacije.

---

Na kratko

• ZDR-1 določa obvezno povračilo stroškov za prehrano, prevoz na delo in službene poti.
• Davčna Uredba določa le zgornje neobdavčene meje, ne pa obveznih zneskov za izplačilo.
• Neobdavčeno povračilo za prehrano znaša do 7,96 EUR na dan za vsaj štiri ure prisotnosti.
• Delodajalec ne more enostransko določiti nižjih potnih stroškov, kot jih določa kolektivna pogodba.
• Pri spremembi bivališča ima delavec pravico do višjega povračila le pod določenimi pogoji.

---

1. Splošna pravila in pravna podlaga za povračilo stroškov

Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) v prvem odstavku 130. člena določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti povračilo stroškov za prehrano med delom, za prevoz na delo in z dela ter za službena potovanja. Ta izplačila niso sestavni del plače po drugem odstavku 126. člena ZDR-1, temveč predstavljajo povračilo stroškov po 130. členu ZDR-1.

Pri povračilu stroškov je treba strogo ločevati med delovnopravno pravico delavca in davčno obravnavo teh izplačil. Davčno obravnavo ureja Zakon o dohodnini (ZDoh-2), ki v prvem odstavku 44. člena določa, da se ta povračila ne vštevajo v davčno osnovo dohodka pod pogoji in do višin, ki jih določi vlada. Podrobnejše pogoje in najvišje neobdavčene zneske določa Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja (davčna Uredba).

Davčna Uredba določa le zgornje meje, do katerih so povračila stroškov izvzeta iz obdavčitve, ne določa pa obveznih zneskov, ki jih mora delodajalec izplačati delavcu. Če delodajalec izplača povračila v znesku, ki presega neobdavčeno mejo iz Uredbe, se presežni del zneska všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja.

---

2. Razmerje med kolektivnimi pogodbami in davčno uredbo

Višina povračila stroškov v zvezi z delom se skladno z drugim odstavkom 130. člena ZDR-1 določi s kolektivno pogodbo na ravni dejavnosti ali s podzakonskim aktom, če kolektivna pogodba tega ne določa. Delodajalec nima zakonskega pooblastila, da bi s splošnim aktom enostransko določil nižjo višino povračila potnih stroškov, kot jo določa kolektivna pogodba dejavnosti, ki ga zavezuje.

Po sodbi Vrhovnega sodišča RS (opravilna številka VIII Ips 26/2022) se v primerih, ko delodajalca ne zavezuje nobena kolektivna pogodba dejavnosti in ni primerljive kolektivne pogodbe, kot relevantna pravna podlaga za določitev višine potnih stroškov uporabi davčna Uredba.

---

3. Pravila in davčni okvir za povračilo stroškov prehrane

Povračilo stroškov za prehrano med delom se ne všteva v davčno osnovo za vsak dan, ko je delavec na delu prisoten štiri ure ali več, do višine 7,96 EUR na dan. Če je delavec na delu prisoten deset ur ali več, se neobdavčeni znesek povračila prehrane lahko poveča za 0,99 EUR za vsako dopolnjeno uro prisotnosti po osmih urah dela.

Namen povračila stroškov prehrane med delom je kritje dejanskih stroškov. Če delodajalec delavcu zagotovi brezplačno ustrezno prehrano med delom (npr. topel obrok), mu ni dolžan izplačati stroškov prehrane v denarju (VDSS Sodba Pdp 170/2023).

Pravica do povračila stroškov prehrane med delom je delovnopravno vezana izključno na prisotnost delavca na delu in dejanski nastanek stroška, zato je ni dopustno pogojevati z drugimi merili.

---

4. Povračilo stroškov prevoza na delo in službenih poti

Povračilo stroškov prevoza na delo in z dela se po davčni Uredbi ne všteva v davčno osnovo do višine 0,21 EUR za kilometer oziroma do višine stroškov javnega prevoza. Za službena potovanja z lastnim vozilom neobdavčena višina povračila stroškov prevoza (kilometrina) po davčni Uredbi znaša 0,43 EUR za kilometer.

Delodajalec mora delavcu povrniti stroške v zvezi z delom mesečno, in sicer v skladu s četrtim odstavkom 130. člena in 134. členom ZDR-1.

---

5. Obveznosti delavca in postopek ob spremembi bivališča

Delavec je dolžan obveščati delodajalca o vseh spremembah podatkov, ki vplivajo na izpolnjevanje pravic iz delovnega razmerja, vključno s spremembo dejanskega prebivališča, od koder prihaja na delo (36. člen ZDR-1). Delavec je upravičen do povračila potnih stroškov le, če mu ti stroški dejansko nastanejo. Ker kraj bivanja ni nujno kraj, od koder se delavec dejansko vozi, se povrnejo le dejanski stroški prevoza (VDSS Sodba Pdp 195/2020).

Postopek ob spremembi bivališča in obravnava povečanih stroškov potekata po naslednjih korakih:

• Delavec nemudoma pisno obvesti delodajalca o spremembi dejanskega prebivališča skladno s 36. členom ZDR-1.
• Delodajalec preveri, ali je sprememba prebivališča vplivala na dejansko nastale stroške prevoza.
• Če se zaradi selitve v bolj oddaljen kraj strošek prevoza poveča, se preveri določila zavezujoče kolektivne pogodbe.
• Skladno s tretjim odstavkom 130. člena ZDR-1 ima delavec v tem primeru pravico do povračila povečanega stroška le, če je tako določeno v kolektivni pogodbi ali če se tako sporazume z delodajalcem.

---

6. Posebnosti pri organizaciji prevoza in službenih poteh v tujino

Dajanje delodajalčevih vozil delavcem na razpolago, da se sami medsebojno organizirajo glede sopotništva, se ne šteje za organiziran prevoz s strani delodajalca (VDSS Sodba Pdp 567/2020). V teh primerih so delavci še vedno upravičeni do povračila stroškov prevoza.

Od 1. januarja 2026 velja nova Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino, ki jo morajo delodajalci upoštevati, če se nanjo sklicuje njihova kolektivna pogodba dejavnosti ali interni akt.

---

Zaključek in uskladitev internih aktov

LexPro Team svetuje delodajalcem, da natančno preverijo skladnost svojih internih pravilnikov s panožnimi kolektivnimi pogodbami in davčnimi predpisi. Redna uskladitev internih aktov preprečuje morebitne spore z zaposlenimi in zmanjšuje tveganja ob inšpekcijskem nadzoru.

Viri

• Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1)
• Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1)
• Zakon o delovnih razmerjih in davčna zakonodaja
• Zakon o dohodnini (ZDoh-2)
• Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja
• Vrhovno sodišče RS, sodba VIII Ips 26/2022
• Kolektivna pogodba dejavnosti in splošni akti delodajalca
• Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja