Obvezni in priporočljivi interni akti delodajalca

---

Opozorilo: zapis je informativne narave. Pri konkretnih primerih – zlasti ob sporu, inšpekcijskem nadzoru ali varovanih kategorijah delavcev – je smiseln pravni pregled dokumentacije.

---

Na kratko

• Akt o sistemizaciji delovnih mest je obvezen za delodajalce z več kot 10 zaposlenimi.
• Izjava o varnosti z oceno tveganja je obvezna za vsa podjetja, ne glede na velikost.
• Pravilnik o računovodstvu je obvezen tudi ob uporabi zunanjega računovodskega servisa.
• Inšpektorat za delo je v letu 2025 ugotovil 18.215 kršitev in izdal 8.015 ukrepov.

---

1. Sistemizacija in računovodstvo

Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) v drugem odstavku 22. člena določa obveznost sprejema akta o sistemizaciji delovnih mest. Z njim delodajalec opredeli pogoje za opravljanje dela na določenem delovnem mestu oziroma vrsto dela. Dokument je zakonsko obvezen za delodajalce, ki zaposlujejo več kot 10 delavcev. Manjši delodajalec se po ZDR-1 opredeljuje kot tisti, ki zaposluje 10 ali manj delavcev.

Pravilnik o računovodstvu je obvezen splošni akt za vsa podjetja. Oblikuje se na podlagi Zakona o računovodstvu (ZR) in Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1). Usklajen mora biti s Slovenskimi računovodskimi standardi (SRS). Podjetje mora ta pravilnik sprejeti tudi, če za njegovo računovodstvo skrbi zunanji računovodski servis.

---

2. Varnost in zdravje pri delu

Zakon o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1) v 17. členu zahteva pisno oceno tveganj. Na tej podlagi mora podjetje sprejeti izjavo o varnosti z oceno tveganja. Dokument je obvezen za vsa podjetja, vključno z mikro podjetji z enim zaposlenim. Samostojni podjetniki brez zaposlenih in brez tveganj v delovnem okolju ne potrebujejo usposabljanja iz varnosti pri delu in preventivnega zdravstvenega pregleda. Podpisati morajo le izjavo, da v njihovem okolju ni tveganj.

Promocija zdravja na delovnem mestu je po 6. členu ZVZD-1 obvezna za vse delodajalce. Načrtovati jo je treba v izjavi o varnosti z oceno tveganja. Po 24. členu ZVZD-1 mora delodajalec sprejeti ukrepe za preprečevanje nasilja, trpinčenja, nadlegovanja in psihosocialnih tveganj. V praksi se to uredi s Pravilnikom o preprečevanju trpinčenja (mobinga) na delovnem mestu.

Delavec po 51. členu ZVZD-1 na delovnem mestu ne sme biti pod vplivom alkohola, drog ali prepovedanih substanc. Delodajalec mora zagotoviti postopek preverjanja alkoholiziranosti, ki je vnaprej opredeljen v internem aktu. Če delavec odkloni preizkus, lahko delodajalec to dokazuje z drugimi dokazi, na primer z izpovedbami prič. Tak način ugotavljanja mora biti vnaprej predviden v pravilniku.

---

3. Varstvo osebnih podatkov in priporočljivi akti

Pravilnik o varovanju osebnih podatkov je obvezen za upravljavce iz javnega sektorja in podjetja z vsaj 50 zaposlenimi. Obveznost velja tudi za notarje, odvetnike, detektive, izvajalce zasebnega varovanja in zdravstvene delavce.

LexPro Team svetuje tudi sprejem priporočljivih internih aktov. Mednje sodijo Pravilnik o delovnih razmerjih, Pravilnik o letnem dopustu, Pravilnik o plačah in drugih prejemkih, Pravilnik o varovanju poslovne skrivnosti ter Pravilnik o uporabi službenih vozil in telefonov. Pravilnik o delovnih razmerjih običajno sprejmejo podjetja, ki jih ne zavezuje področna kolektivna pogodba, ali podjetja, ki jim kolektivna pogodba nalaga interno ureditev določenih vprašanj.

---

4. Sprejem aktov in inšpekcijski nadzor

Predloge splošnih aktov, ki določajo organizacijo dela ali obveznosti delavcev, mora delodajalec pred sprejemom posredovati v mnenje sindikatom pri delodajalcu. Sindikati morajo mnenje podati v osmih dneh. Po 8. členu ZDR-1 morajo biti splošni akti vedno na razpolago na dostopnem mestu. Delavci se morajo z njihovo vsebino seznaniti brez nadzora.

Inšpektorat RS za delo (IRSD) pri nadzoru delovnih razmerij najpogosteje preverja urejenost dokumentacije in obvezne interne akte. Inšpektorat za delo je v letu 2025 opravil 11.247 inšpekcijskih pregledov. Ugotovil je 18.215 kršitev in izdal 8.015 ukrepov. Urejena dokumentacija je osnova za zakonito poslovanje.

Viri

• Optius
• Data d.o.o.
• Avemontis
• Data d.o.o.
• R-Pro
• Mladi podjetnik
• Data d.o.o.
• Odvetniška pisarna Feguš